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11 abril 2011 / 11 April 2011
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"Na crista da onda", ALERT em destaque no E-Health Insider
08-abr-2011
"Rock on", ALERT highlighted in the E-Health Insider
07-Apr-2011
 

Blackpool tem as suas Urgências a funcionar com o sistema de processo clínico electrónico ALERT® e pretende agora estendê-lo a todo o agrupamento hospitalar. Sarah Bruce foi averiguar.

 

Há dezasseis meses, a Blackpool Teaching Hospitals NHS Foundation Trust (hospitais universitários pertencentes ao sistema de saúde britânico) tornou-se o primeiro agrupamento hospitalar das regiões Norte, Centro e Este de Inglaterra a utilizar a Additional Supply Capability and Capacity (central de compras do NHS) para a aquisição de um sistema de processo clínico electrónico.

 

Ao dar este passo, tornou-se também no primeiro agrupamento hospitalar da região a rejeitar o sistema iSoft Lorenzo disponibilizado pelo fornecedor de serviços local CSC, ao abrigo do Programa Nacional de Informatização do NHS, constituindo o primeiro cliente NHS da empresa portuguesa ALERT.

 

A criação de uma visão

 

Sendo uma instituição com tantas responsabilidades, o agrupamento hospitalar considera agora ter estado demasiado optimista em relação à data de arranque do produto, envolvendo a sobreposição de uma camada de funcionalidades clínicas sobre o seu sistema de administração de pacientes IMS Maxims.

 

O agrupamento hospitalar tinha informado a eHealth Insider que parte do ALERT® EDIS iria arrancar no início do Verão passado. No entanto, o arranque foi adiado para Novembro de 2010. O agrupamento explica este adiamento com a necessidade de obras de grande envergadura nas instalações das Urgências.

 

Não obstante, o arranque correu bem. Ao longo dos últimos quatro meses a informação de pacientes que recorreram às Urgências foi recebida através de mensagens por interface dos centros de urgência geridos pelos cuidados de saúde primários.

 

Mais de 470 funcionários receberam formação para utilizar o sistema na triagem de pacientes, registo de tratamentos e procedimentos, requisição de testes de diagnóstico e visualização de resultados, monitorização do estado dos pacientes, registo de datas de alta e resultados clínicos.

 

A Dra. Victoria Ellarby, directora do programa Vision, declarou ao eHealth Insider: "O sucesso de tudo isto reside na liderança clínica desde o início. Este projecto situa-se no contexto do desenvolvimento estratégico do agrupamento hospitalar e não apenas na esfera da equipa de tecnologias da informação".

 

Vision (visão) foi o nome escolhido para o projecto pelo pessoal do agrupamento hospitalar, que parece ter aderido à ideia, apesar do cepticismo inicial por parte do departamento de tecnologias da informação relativamente à reacção dos colegas à mudança para um ambiente isento de papel.

 

O Dr. Simon Tucker, consultor das Urgência, afirmou: "Quando iniciámos o projecto, enviámos um e-mail às pessoas a perguntar se queriam estar envolvidas. No espaço de uma hora recebemos mais de uma dezena de respostas a dizer "sim". As pessoas quase se atropelavam para serem envolvidas".

 

O agrupamento hospitalar realiza, desde o início, reuniões quinzenais onde membros de todas as especialidades participam com os seus comentários.

 

Ao gosto de Blackpool

 

Adicionalmente, na altura em que o agrupamento hospitalar assinou contrato com a ALERT, a empresa enviou um analista funcional para tomar conhecimento da forma de trabalhar do hospital, de forma a garantir que o sistema estaria "ao gosto de Blackpool".

 

Ellarby afirmou ainda: "Todo o conteúdo clínico e os menus de lista pendentes deveriam ir ao encontro das necessidades do pessoal clínico. Houve também grande necessidade de desenvolver interfaces, o que foi difícil. Mas nós tínhamos preparado um motor de integração que ajudou imenso nesse trabalho".

 

Apesar de o sistema vir de Portugal, o agrupamento hospitalar afirma que não houve problemas com a sua anglicização. O facto de a maioria dos formadores da ALERT serem portugueses não trouxe também qualquer problema.

 

Roger Wallhouse, Director Geral da ALERT, afirma que a construção do sistema para o NHS foi muito diferente.
"A construção deste modelo para Blackpool foi, para nós, construir esta solução para o resto do NHS. O tamanho e recolha de informação para hospitais do NHS é muito diferente se compararmos com os hospitais privados; este processo requer a integração de muitas mais funcionalidades".

 

Roger Wallhouse ainda acrescentou: "O facto de termos tido o envolvimento de todos no arranque foi importante, já que, apesar de este ter acontecido inicialmente nas Urgências, trata-se de um sistema hospitalar. Tudo o que for feito nas Urgências irá ser disseminado por todo o agrupamento hospitalar".

 

A teoria do big bang
Na altura em que o agrupamento hospitalar comprou o sistema, tencionava efectuar uma implementação ao estilo do big bang. No entanto, mais uma vez a instituição fez uma revisão ao plano e alterou-o para que este fosse baseado em funcionalidades.

 

Helen Mainon, a gestora de mudança de negócio da ALERT para o agrupamento hospitalar explicou: "Perguntámos aos funcionários se gostariam de ir para casa na sexta-feira a utilizarem papel e voltarem na segunda-feira e terem de utilizar apenas computadores. Todos eles disseram que não".

 

Em vez disso, Blackpool arrancou com o registo, monitorização e comunicação de pedidos durante a primeira semana, tendo-se seguido a documentação clínica.

 

"Isto fez com que os funcionários se sentissem mais confiantes e progredissem por pequenas etapas. Recomendamos vivamente este tipo de abordagem e vamos continuar a adoptá-la para o resto da implementação, visto que tem funcionado tão bem", acrescentou Helen Mainon.

 

O agrupamento hospitalar admite ter havido uma pequena dose de pânico quando o sistema foi abaixo durante cerca de duas horas no segundo dia, tendo-se criado planos de continuidade do negócio.

 

O Dr. Simon Tucker revela: "Isto fez com que uma ou duas pessoas se tivessem recusado terminantemente a utilizar o sistema. Mas não se registou qualquer outra paragem não planeada do serviço desde então e as poucas pessoas que estavam contra o seu uso são agora as que mais professam a sua utilização".

 

Aumenta-se a eficiência - mas perdem-se funcionários

 

O agrupamento hospitalar crê que os principais benefícios irão revelar-se quando o sistema estiver mais amplamente instalado. Espera-se, por exemplo, que se verifique uma redução nos incidentes clínicos e na duração das estadias nos internamentos.
No entanto, são já notórios "grandes ganhos em termos de tomadas de decisão clínica mais rápidas e do acesso simultâneo por parte de múltiplos utilizadores". Ou, segundo a perspectiva do Dr. Tucker, "O sistema tem a capacidade de fazer o mesmo que fazíamos antes, mas muito mais rapidamente. "

 

"Antigamente, tínhamos de estar constantemente a entrar no sistema para ver se já havia resultados disponíveis. Agora o sistema avisa-nos assim que estes são disponibilizados. Só o temos há quatro meses, sendo que ainda é um diamante em bruto,  mas estamos a trabalhar no sentido de polir as suas arestas."

 

Paralelamente aos benefícios clínicos, o caso de negócio do agrupamento hospitalar referia que a implementação do sistema poderia resultar em poupanças em termos financeiros, tal como a extinção de cerca de 400 postos de trabalho ao nível de pessoal administrativo, secretários médicos, pessoal dos registos clínicos e ainda pessoal das auditorias e registo de dados.

 

Graham afirma ainda: "Algumas destas dispensas de trabalho devem-se a dificuldades financeiras que o agrupamento hospitalar está a atravessar - mas antevemos que sejam dispensados 400 dos nossos 4,500 funcionários, oriundos de todos os grupos.”

 

Por outro lado, o agrupamento hospitalar ainda não necessitou de contratar pessoal informático adicional para prestar apoio ao arranque. Seis dos 15 funcionários da ALERT têm permanecido em campo em alturas diferentes.

 

O agrupamento hospitalar possui ainda um sistema de apoio dedicado com formadores, que se encontra disponível 24 horas por dia, durante um mês, e que inclui profissionais de apoio à mudança clínica e elementos da equipa de gestão de projecto. A instituição planeia ainda empregar três informáticos para completar a implementação.

 

Começar por baixo, pensar em voar alto

 

O agrupamento hospitalar está agora a planear instalar a prescrição electrónica e a administração de medicação por todo o serviço de Urgência, assim como desenvolver uma ligação URL que permitirá, através de um clique, aceder a imagens PACS a partir do início de Junho.

 

A instituição planeia, até ao fim do ano, ter a comunicação de pedidos em todo o agrupamento hospitalar, nos módulos do INPATIENT e OUTPATIENT, assim como documentos clínicos nas consultas externas de cardiologia e em unidades de decisão clínica.

 

Espera-se que a instalação integral da documentação clínica pelas restantes especialidades e que a prescrição electrónica, administração de medicação e monitorização de pacientes estejam concluídas e funcionais em todo o agrupamento hospitalar até final de 2012.

 

Uma das áreas que tem causado especial entusiasmo ao agrupamento hospitalar é a forma como o sistema pode ser utilizado através de uma óptica de desempenho. O Dr. Simon Tucker afirma: "Os nossos indicadores de desempenho estão prestes a sair. Possuímos um sistema completo de avaliação nos nossos serviços de Urgência. Existe, pois, uma possibilidade de perda de receitas se não fizermos tudo correctamente.

 

"A informação é recolhida neste sistema, que é configurado por nós. Assim, em vez de o utilizarmos apenas para registar quando podemos fazer algo, tencionamos utilizá-lo para tomarmos conhecimento sempre que estamos para transgredir algo".

 

O agrupamento hospitalar já consegue monitorizar com relativa facilidade o progresso da norma de tratamento ou alta no período de quatro horas estabelecido para as Urgências. "É possível estabelecer um protocolo e assegurarmo-nos que este é seguido. Depois, quando o paciente está para deixar as Urgências, o sistema assegura que foi tudo feito", afirma o Dr. Simon Tucker. "Isto não é uma repetição de um Mapa de Medicina. Isto vai muito mais além disso. Isto significa a interpretação de resultados, guiar os profissionais através das decisões. Isto é, com efeito, algo fantástico".

 

Graham afirma que esta é uma característica que realmente distingue o ALERT® dos restantes sistemas baseados em Windows.

 

A opção mais fácil?

 

Pode-se argumentar que o agrupamento hospitalar optou pelo caminho mais fácil ao decidir não tocar no seu sistema IMS Maxim de administração de pacientes, tendo-o sobreposto com a camada de funcionalidades clínicas.

 

Graham argumenta: "Quando começámos, não era o sistema de administração de pacientes (PAS) que pretendíamos mudar. Apenas queríamos aproveitar os benefícios que trazem as funcionalidades clínicas, e depressa".

 

Roger Wallhouse acredita que uma empresa estrangeira poderia ter enfrentado mais dificuldades ao tentar implementar um PAS. "Porque esta é, fundamentalmente, uma solução clínica, não temos que lidar com tantos aspectos com os quais outras organizações têm que lidar a nível de PAS", declara.

 

"As funcionalidades clínicas são bastante adaptáveis, o que não acontece com o PAS". Embora Blackpool nunca tenha declarado formalmente ter abandonado o NPfIT (programa nacional de informatização para o NHS), não parece considerar o Lorenzo como uma opção viável em termos de mudança de PAS.

 

Graham acrescenta ainda: “Muitas pessoas afirmam que ‘tudo o que fizeram foi arrancar com a aplicação nas Urgências’. Isto é verdade, mas temos um processo clínico electrónico completo nas Urgências e estamos para implementá-lo em todo o agrupamento hospitalar.
"É uma abordagem diferente em relação à de outros, mas funciona. Se considerarmos Morecambe Bay (que está a tentar implementar a versão mais recente do Lorenzo há pelo menos dois anos), esta instituição tem vindo a tentar que tudo funcione e ainda não o conseguiram".
 

 

Blackpool has got its ALERT electronic patient record system live in A&E and is now planning to roll it out trust wide. Sarah Bruce paid the trust a visit.

 

Sixteen months ago, Blackpool Teaching Hospitals NHS Foundation Trust became the first trust in the North, Midlands and East of England to use the Additional Supply Capability and Capacity framework to procure an electronic patient record.

 

In doing so, it also became the first trust in the region to reject iSoft’s Lorenzo system, as offered by local service provider CSC under the National Programme for IT in the NHS, and the first NHS customer for the Portuguese company ALERT.

 

Creating a Vision

 

With so many firsts under its belt, the trust now admits that it was over optimistic about the go-live date for the product, which layers clinical functionality over its IMS Maxims patient administration system.

 

It told eHealth Insider that it would go live with early elements of the ALERT® EDIS system last summer. But the go-live was delayed until November 2010; something the trust puts down to needing to get major A&E building works completed.

 

When the go-live happened, though, it went smoothly. Over the last four months, details of patients presenting in A&E have been sent into it via interface messages from the primary care-run urgent care centre gateway.

 

More than 470 staff have also been trained to use the system to triage patients, record treatments and procedures, request investigations and view the results, track patient status and record discharge dates and outcomes.

 

Dr Victoria Ellarby, vision programme director tells EHI: “The success of this has been the clinical leadership from the beginning; this project sits within the trust’s strategic development, not just with the IT team.”

 

Vision is the name given to the project by staff at the trust, who seem to have taken to the idea; even though the IT department was initially sceptical about how clinicians would react to moving to a paperless environment.

 

Dr Simon Tucker, A&E consultant, says: “When we first started the project, we sent an email out asking people if they wanted to get involved. We had a dozen responses within an hour saying ‘yes’. People were crawling over themselves to get involved.”

 

From the outset, the trust had and continues to hold fortnightly meetings where members from all specialities attend to provide their feedback.

 

“Blackpool flavoured”

 

In addition, when the trust first contracted ALERT one of the company’s functionality analysts was brought in to discuss how staff actually work, and to make sure that the system was “Blackpool flavoured.”

 

Ellarby adds: “All the clinical content and the drop down menus had to reflect what clinicians wanted. There was also a lot of interface development required, which was tough. But we had an integration engine in place, which really helped with that.”

 

Although the system comes from Portugal, the trust says Anglicisation was not a problem. Nor did it struggle with the majority of the ALERT trainers being Portuguese.

 

Roger Wallhouse, managing director of ALERT, says building the system for the NHS was very different.

 

“Building this model for Blackpool was building this solution for the rest of the NHS for us. The size and data collection for hospitals in the NHS is very different to that of private hospitals; there is a lot more functionality that needs to go into that.”

 

Wallhouse adds: “Having everyone onboard for go-live was important as although this was initially for the A&E department, it’s a hospital system. Everything that has been done in A&E is going to be replicated across the trust.”

 

The big bang theory

 

When the trust first bought the system, it planned for a big bang implementation. Again, however, it revised the plan to make it functionality based.

 

Helen Mainon, the ALERT business change manager at the trust, explains: “We asked staff if they would like to go home on Friday using paper and come in on Monday using computers; and they all say ‘no’.”

 

Instead, Blackpool went live with registering, tracking and order communications during the first week, and followed that up with clinical documentation.

 

“That enabled the staff to be more confident and take small steps. We strongly recommend that approach and will continue to do it ourselves for the rest of the roll out, as it has served us so well,” Mainon adds.

 

The trust admits there was a small amount of panic when the system went down for a couple of hours on the second day, and business continuity plans had to be put in place.

 

Tucker says: “That led to one or two people digging their heels in and refusing to use it. But we haven’t had any unplanned downtime since then, and those few people who were most against it are now the system’s biggest advocates.”

 

Increasing efficiency – but losing staff

 

The trust expects the biggest benefits to be realised when the system is rolled out more widely. It is, for example, expecting to see a reduction in clinical incidents and in the length of inpatient stays.

 

However, it is already seeing “big wins in terms of faster clinical decision making and simultaneous, multi user access.” Or as Dr Tucker puts it: “The system has the ability to do what we were doing before but much more quickly.

 

“We used to have to constantly log in to check if results were available now it lets us know when they are there. We’ve only had it for four months, so it’s a diamond in the rough, but now we’re just working on polishing it up.”

 

In addition to clinical benefits, the trust’s business case signalled that it could result in financial savings, not least through the loss of as many as 400 posts across administrative staff, medical secretaries, medical records staff, and audit and data entry staff.

 

Graham adds: “Some of those redundancies are taking place anyway due to financial constraints being put on the trust - but we anticipate 400 out of our 4,500 staff going across all groups.”

 

Meanwhile, the trust has not employed any additional IT staff to support the go-live. Six to 15 ALERT staff have been on site at different times.

 

And the trust ran a dedicated helpdesk with staff trainers on duty 24 hours a day for one month that included clinical change facilitators and members of the project management team. It is planning to employ three IT staff to complete the roll-out.

 

Starting small, thinking big

 

The trust now plans to deploy e-prescribing and medicines administration across A&E and to develop a URL link that will allow one click access to PACS images by the beginning of June.

 

By the end of the year, it also plans to have trust-wide order communications in both the inpatient and outpatient modules, clinical documents in cardiac outpatients’ clinics, and clinical documents in clinical decision units.

 

It expects the full deployment of clinical documentation across remaining specialities, and for e-prescribing, medications administration and patient monitoring to be layered in and trust-wide, by the end of 2012.

 

One area the trust seems to be particularly excited about is how the system can be used from a performance perspective. Dr Tucker says: “We have our key performance indicators coming out. We have a whole tariff system in the emergency department. So there’s a potential here for lost revenue if we don’t get things right.

 

“The information is captured in this system and we configure it. So instead of just using it to record when we can do things, we a looking at using it to tell us when we’re about to breach something.”

 

The trust says it is already able to track progress against the four hour treat or discharge standard for A&E with relative ease.

 

“You can set up a protocol, make sure it is followed. Then, when the patient ready to leave A&E, it makes sure that they are all done,” Tucker says. “This isn’t Map of Medicine rehashed; this is much more in depth than that. It is interpreting results, guiding you through the decisions; it’s something quite fantastic really.”

 

Graham says that this is one of the things that has really set the ALERT product apart from a Windows-based green screen system.

 

The easy option?

 

Arguably, the trust has taken the easy option by leaving its IMS Maxims patient administration system well alone and layering the clinical functionality over the top.

 

Graham says: “When we started, it wasn’t the PAS that we wanted to change. We just wanted to get the benefits of the clinical functionality - and quickly.”

 

Wallhouse acknowledges that a foreign company trying to implement a PAS might have faced more hurdles. “Because this is fundamentally a clinical solution, we’re not dealing with many of the other issues that the other organisations have to deal with at the PAS level,” he says.

 

“Clinical functionality does travel the world quite well; whereas PAS doesn’t.” Although Blackpool has never formally declared itself outside of NPfIT, it doesn’t appear to be looking at Lorenzo as a viable option for a PAS change.

 

Graham adds: “A lot of people say ‘all you’ve done is go-live in A&E.’ That’s true; but we have a full EPR in A&E and we are now about to roll that out across the trust.

 

“It’s a different approach to what others have taken but it’s worked. If you look at Morecambe Bay [which has been trying to implement the latest version of Lorenzo for at least two years], they’ve been trying to get this right for an incredibly long time and they’re still not there.”

 

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