"Vooral zo doorgaan", E-Health Insider
08 april 2011
  |  Deel:

Blackpool gebruikt het EPD van ALERT® al op de SEH en is nu van plan om de software ook in de hele Trust te gebruiken. Sarah Bruce is er langs geweest.

 

Zestien maanden geleden was Blackpool Teaching Hospitals NHS Foundation Trust de eerste Trust in het Noorden, de Midlands en het Oosten van Engeland die gebruik maakte van de zorg ICT leverancierslijst (Additional Supply Capability en Capacity) om een elektronisch patiëntendossier te vinden.

 

Zo was de Trust ook de eerste in de regio die het Lorenzo systeem van iSoft afwees dat werd geleverd door de locale dienstverlener CSC onder het Nationale Programma voor IT binnen de NHS (Nationale Gezondheidsdienst van het Verenigd Koninkrijk) en de eerste NHS-klant van het Portugese bedrijf ALERT.

 

Het ontstaan van Vision

 

De Trust, die eerste was op zoveel gebieden, geeft toe dat zij iets te optimistisch waren over de Go-Live datum voor het product dat lagen klinische functionaliteiten plaatst over hun patiëntadministratiesysteem (PAS) IMS Maxims.

 

Het bedrijf vertelde eHealth Insider dat de Go-Live vorige zomer zou plaatsvinden met vroege elementen van de software ALERT® EDIS. De Go-Live vond echter pas in november 2010 plaats. Als reden hiervoor gaf de Trust aan dat er eerst belangrijke bouwwerkzaamheden aan de SEH moesten worden afgerond.

 

Toen de Go-Live uiteindelijk wel gebeurde, ging dit op rolletjes. In de laatste vier maanden werden er patiëntgegevens op de SEH gestuurd naar het systeem via een berichteninterface tussen de eerstelijnszorg en de SEH.

 

Er zijn meer dan 470 personeelsleden getraind in het gebruik van het systeem voor triage, vastlegging van behandelingen en procedures, aanvragen van onderzoeken en bekijken van resultaten, bijhouden van patiëntstatussen en het registreren van ontslagen en uiteindelijke diagnoses.

 

Dr. Victoria Ellarby, directrice van het Vision-programma vertelt eHealth Insider: “Het succes van het project zit sinds het begin in het klinische leiderschap; het project past in de strategische ontwikkeling van de Trust en niet alleen van het IT-team.”

 

Vision is de naam die het personeel van de Trust aan het project heeft gegeven. Zij waren er meteen aan gehecht, hoewel de IT-afdeling aanvankelijk sceptisch was over hoe de zorgprofessionals zouden reageren op het overschakelen naar een papierloze omgeving.

 

Dr. Simon Tucker, SEH-consulent, zegt: “Toen wij begonnen met het project hebben we een e-mail gestuurd waarin we vroegen wie er aan mee wilde werken. We kregen binnen een uur tientallen mails terug met een positief antwoord. Het personeel deed er alles aan om erbij betrokken te worden.”

 

Vanaf het begin hield de Trust om de twee weken vergaderingen, wat nog steeds gebeurd, waar leden van alle specialismen bij aanwezig zijn om feedback te geven.

 

“Blackpool smaak”

 

Toen de Trust een contract sloot met ALERT werd er een functionaliteitenanalist binnengehaald om te bespreken hoe de werkprocessen in elkaar steken en er zeker van te zijn dat het systeem een “Blackpool smaak” zou krijgen.

 

Ellarby voegt er aan toe: “Alle klinische inhoud en vervolgkeuzemenu’s moesten weerspiegelen wat de professionals wilden hebben. Hier kwam veel interfaceontwikkeling bij kijken, wat moeilijk was. Maar aangezien we een integratiemotor hadden ging dit veel makkelijker.”

 

Hoewel het systeem uit Portugal komt, was de omzet naar het Engels geen probleem. Ook het werken met Portugese ALERT-trainers ging over het algemeen goed.

 

Roger Wallhouse, directeur van ALERT UK, zegt echter dat de systeembouw voor de NHS heel verschillend was.

 

“Voor ons stond het opzetten van dit model voor Blackpool gelijk aan het bouwen van een softwareoplossing voor de rest van de NHS. De omvang en het verzamelen van gegevens voor ziekenhuizen binnen de NHS verschilt erg veel van dat van privéziekenhuizen; het vergt veel meer functionaliteiten.”

 

Wallhouse voegt er aan toe: “Het was zeer belangrijk dat iedereen aanwezig was bij de Go-Live omdat het voor een systeem voor het hele ziekenhuis is, ook al was het aanvankelijk alleen voor de SEH. Alles wat in de SEH is gedaan zal worden doorgevoerd in de rest van de Trust.”

 

De oerknaltheorie 

 

Toen de Trust het systeem kocht was het de bedoeling dat het in één knal geïmplementeerd zou worden. Ook dit plan werd herzien en er werd een implementatie gepland gebaseerd op functionaliteiten.

 

Helen Mainon, de ALERT business omzettingsmanager binnen de Trust, legt uit: “We vroegen het personeel of zij vrijdag voor het laatst papier wilden gebruiken en maandag wilden beginnen met het gebruiken van computers; ze zeiden allemaal ‘nee’.”

 

In plaats daarvan is het systeem in Blackpool live gegaan met registratie, begeleiding en aanvraagprocessen in de eerste week en is er daarna verder gegaan met klinische documentatie.

 

“Zo was het makkelijker voor het personeel om vertouwen te krijgen en kleine stappen te nemen. We raden deze aanpak sterk aan en zullen het zelf aanhouden voor de rest van de implementatie, omdat wij op deze manier zeer goede resultaten hebben behaald,” voegt Mainon toe.

 

De Trust geeft toe dat er wel wat paniek uitbrak toen het systeem op de tweede dag een paar uur uitviel en het continuïteitsplan moest worden ingezet.

 

Tucker zegt: “Dit leidde er toe dat er enkele professionals voet bij stuk hielden en de software weigerden te gebruiken. Maar we hebben sindsdien geen ongeplande uitvaltijd meer gehad en die enkele professionals die aanvankelijk het sterkst tegen de software waren, zijn nu de grootste aanhangers.”

 

Meer efficiëntie – maar minder personeel

 

De Trust verwacht de grootste voordelen te behalen wanneer de software op meer werkplekken draait. Er worden bijvoorbeeld minder klinische incidenten verwacht en een kortere verblijfsduur per patiënt.

 

Nu worden er echter al “grote voordelen gezien op het gebied van snellere klinische besluitvorming en simultane toegang tot de applicatie door meerdere gebruikers.” Of zoals Dr. Tucker zegt: “Met de applicatie doen we wat we eerder al deden maar veel sneller.”

 

“We moesten vroeger constant inloggen om te kijken of er al resultaten bekend waren, nu laat de software ons weten wanneer zij beschikbaar zijn. We gebruiken het pas vier maanden, dus er moet nog een en ander gebeuren, maar nu is het slechts een kwestie van bijschaven.”

 

Naast de klinische voordelen geeft het dossier van de Trust aan dat er financieel bespaard kan worden, vooral door het verdwijnen van ongeveer 400 banen van administratieve aard, medische secretaressen, medisch archief- audit- en gegevensinvoer personeel.

 

Graham voegt er aan toe: “Sommige ontslagen zouden sowieso plaatsvinden door de financiële beperkingen waar de Trust mee te maken heeft – maar we verwachten dat we slechts 400 banen zullen schrappen van de 4.500 die er zijn in diverse afdelingen.”

 

Ook heeft de Trust geen extra IT-personeel aangenomen om de Go-Live te ondersteunen. Darr zijn op verschillende tijdstippen 6-15 personeelsleden van ALERT voor aanwezig. 

 

De Trust had tevens een helpdesk beschikbaar gesteld met personeeltrainers die 24 uur per dag aanwezig waren gedurende een hele maand. Hieronder bevonden zich klinische omzettingsmedewerkers en leden van het projectmanagementteam. De Trust is van plan om drie IT’ers aan te nemen om de verdere ‘roll-out’ te ondersteunen.

 

Klein beginnen, groot denken

 

De Trust wil nu E-recepten gaan gebruiken en medicatietoediening elektronisch regelen op de SEH. Ook wil het bedrijf een URL-link creëren waarmee met één klik toegang wordt verkregen tot PACS afbeeldingen begin juni.

 

Aan het eind van het jaar wil het tevens een aanvraagnetwerk opgezet hebben die de hele Trust doorkruist in de kliniek- en polikliniekmodules, klinische documenten in poliklinieken voor hartpatiënten hebben en klinische documenten in klinische besluitvormingsunits.

 

Ook wordt er verwacht dat er volledige klinische documentatie wordt geïmplementeerd voor de resterende specialismen en dat E-recepten, medicatietoediening en patiëntbewaking eind 2012 worden geïntegreerd in de hele Trust.

 

Trust is vooral te spreken over hoe het systeem gebruikt kan worden vanuit het prestatieperspectief. Dr. Tucker zegt: “Onze key performance indicators worden berekend en we hebben een heel tarievensysteem op de SEH. Dus als we het niet goed aanpakken, kunnen we inkomen mislopen.

 

“De informatie wordt geregistreerd in dit systeem en wij configureren het. Dus in plaats van het te gebruiken om slechts te registreren wanneer wij handelingen kunnen uitvoeren, willen wij het gebruiken om ons te vertellen wanneer wij op het punt staan iets te schenden.”

 

De Trust zegt dat zij al vrij gemakkelijk in staat zijn om vooruitgang te traceren tegen een 4-uur behandeling of ontslagnorm voor de SEH.

 

“Professionals kunnen een zorgpad opstellen en er zeker van zijn dat het wordt gevolgd. Daarna, wanneer de patiënt de SEH kan verlaten, wordt er gecontroleerd of alle stappen zijn gevolgd,” zegt Tucker. “Dit is geen heruitgevonden geneeskundekaart; dit is veel omvangrijker dan dat. Het gaat hier om interpretatie van resultaten, begeleiding bij besluitvorming; het echt iets fantastisch.”

 

Graham zegt dat dit iets is waarmee het ALERT-product zich daadwerkelijk onderscheidt van op Windows-gebaseerde systemen met groene schermen.

 

De makkelijke weg?

 

Misschien heeft de Trust voor de makkelijke weg gekozen door de IMS Maxims patiëntadministratiesysteem te behouden en de klinische functionaliteiten er overheen te laten draaien.

 

Graham zegt: “Toen we begonnen was het niet het PAS dat we wilden veranderen. We wilden de voordelen hebben van de klinische functionaliteit – en snel.”

 

Wallhouse erkent dat als een buitenlands bedrijf een patiëntadministratiesysteem zou proberen te implementeren, dit moeilijker zou zijn. “Omdat dit is in principe een klinische oplossing is, krijgen we niet te maken met veel van de andere kwesties waar andere organisaties mee worstelen op PAS-niveau,” zegt hij.

 

“Klinische functionaliteiten kunnen makkelijk over de hele wereld worden aangenomen, een PAS daarentegen niet.” Blackpool is nooit officieel buiten het IT-programma van de NHS gaan kijken, toch lijkt het er niet op dat Lorenzo als optie wordt gezien voor verandering van PÁS.

 

Graham voegt er aan toe: “Velen zeggen ‘het enige wat je hebt gedaan is live gaan op de SEH’. Dat is waar, maar we hebben nu een volledig EPD op de SEH en we staan op het punt dit in de hele Trust te laten draaien.

 

“Het is een andere aanpak in vergelijking met wat anderen hebben gedaan, maar het werkt. Neem bijvoorbeeld Morecambe Bay [die al twee jaar lang de laatste versie van Lorenzo proberen te implementeren]: zij proberen al ongelooflijk lang om het goed voor elkaar te krijgen en dat is nog steeds niet gebeurd.”

Deel:
Stemmen: 1 Gemiddeld: 5
Reacties 0 Reactie

Reageer op dit artikel

CAPTCHA
Deze vraag wordt gebruikt om te testen indien u een menselijke bezoeker bent teneinde spam-inzendingen te vermijden.
Onjuist. Probeer het opnieuw.
Voer de woorden in die u in de afbeelding hierboven ziet staan. Voer de getallen in die u hoort.